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Télétravail | 20 astuces pour être efficace

TELETRAVAIL
En me rendant au télétravail, je me suis fait télépincer pour excès de vitesse sur l'autoroute de l'information

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1 — Avoir un espace bureau dédié

Le premier pas vers votre vie de télétravailleur est de décider d’un endroit où vous installerez votre bureau dans votre maison. Évidemment, tout le monde n’a pas une pièce vide à transformer en bureau (si c’est le cas, tant mieux pour vous). L’idée est de trouver un endroit chez vous qui peut accueillir un bureau pour y poser votre ordinateur et vos fournitures de bureau. Cet endroit sera exclusivement dédié à votre activité. Il doit de préférence se trouver dans une pièce où vous pouvez travailler au calme et qui est confortable en toute saison. 

2 — Investir dans du matériel

S’il s’agit de vos salariés, vous allez devoir leur fournir un ordinateur portable, peut-être une carte 4G et un mobile professionnel afin qu’ils puissent effectuer leur boulot dans les meilleures conditions. Vous devrez aussi contribuer à l’aide d’une prime au paiement de leur connexion internet, de leur électricité, de leur eau s’ils travaillent de chez eux ou louer un bureau dans un espace de coworking.
Vous devrez peut-être également investir dans des logiciels de type CRM hébergé sur un cloud et accessible de n’importe où, à tout moment. 
Si vous êtes un travailleur indépendant, les mêmes besoins techniques s’imposent. Vous devez investir dans les équipements qui vous permettent de faire votre métier confortablement et facilement.

3 — Le mobilier de bureau est aussi important que l’équipement numérique

Un bureau suffisamment large, des étagères, une chaise confortable sont des éléments de base. Comme vous allez travailler de cet endroit tous les jours, composez-le à votre goût et pensez en premier au confort, à l’ergonomie et au côté fonctionnel plutôt qu’au prix.

4 — Mettre des horaires de travail en télétravail

Voici un des grands dangers du home office : travailler tout le temps, n’importe quand. 
Vous allez y travailler tous les jours, alors fixez-vous des horaires réalistes et spécifiques.
Je sais que le travail à domicile signifie travail flexible, et c’est une réelle avancée dans l’organisation générale du travail. Cependant la flexibilité ne signifie pas travailler en tout temps. 
Au contraire, cela veut dire que si vous êtes plus productif le matin ou si vous avez des obligations familiales à partir de 16 h comme aller chercher vos enfants, alors vous pouvez décider de travailler de 7 h à 16 h avec une pause méridienne raisonnable. 
Avoir des horaires différents chaque jour en fonction de vos activités personnelles est aussi une autre forme de flexibilité.
N’oubliez pas de prévenir vos collaborateurs de vos horaires.
Certaines personnes vont vous dire que le télétravail envahit la vie personnelle, que la barrière entre les deux est fine et qu’il est facile de se noyer. Oui, c’est un risque, uniquement si vous laissez faire…

5 — Évitez l’invasion du travail à la maison

L’importance des horaires fixes et leur respect doivent réussir à vous prémunir de cette invasion. Il ne tient qu’à vous de fermer votre ordinateur à l’horaire de fin prévu jusqu’au lendemain.

6 — Trouver ses pics de productivité

Nous sommes tous différents et nous sommes tous productifs à différents moments de la journée. Certains sont plus du matin, d’autres du soir ou du début d’après-midi. Selon votre capacité naturelle à être productif à certaines heures, construisez votre agenda autour et en fonction de celles-ci.
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7 — Faire des To-do listes

Sans personnes pour vous dire quoi faire et vous interrompre pour faire une tâche ou une autre, on perd rapidement de vue les priorités, les deadlines et certaines petites choses. 
Pour rester focus, rédiger des listes de tâches qui doivent être faites la veille pour le lendemain ou pour la semaine vous permettra de ne rien oublier et de vous motiver. 
Vous pouvez mettre certains objectifs de résultats et des limites de temps pour ne pas laisser filer les heures de travail sans avancer.
Pour vous motiver, rayez de la liste chaque point que vous avez terminé.

8 — Utiliser un planner

En plus des To-do, avoir l’habitude de remplir et poser les échéances dans un agenda ou un planner vous aidera à mieux visualiser votre temps. Vous saurez plus facilement comment faire vos To-do lists en fonction de vos rendez-vous, vos réunions et vos deadlines.

9 — Se servir d’applications de gestion de projets et de temps

Si vous êtes branché technologie plus que papier, ou si vous aimez les deux, il y a une foule d’applis de gestion du temps et des projets disponibles dans les stores des smartphones.
Elles vous aident à gérer vos To-dos et à partager vos avancements avec vos collègues.
Les plus populaires sont :

10 —Ne pas travailler en pyjama

Oui, je sais que vous voyez régulièrement des images de freelances en pyjama et c’est une des raisons qui motivent de nombreuses personnes à vouloir télétravailler. Mais en réalité, les études ont montré qu’en pyjama, vous tuez votre productivité.
Qui dit pyjama, dit ne pas être totalement réveillé, même si vous l’êtes bien. Votre cerveau enregistre cela comme une information légère, comme si la journée allait être cool sans travail.
Être en pyjama a aussi pour conséquence l’absence d’une routine matinale où à un moment donné votre journée de travail commence à l’heure prévue (tel que votre cerveau l’a enregistré).

11 — Ne pas travailler devant la télévision

Voici un autre tueur de productivité. Si vous considérez « travailler de la maison » comme une journée planté dans le canapé entre les infos, Netflix et quelques relevés de mails, alors vous n’irez pas loin.
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Philippe Geluck

12 — Faire un sport et sortir de la maison

Télétravailler ne signifie pas rester enfermé derrière votre ordinateur h24. Si vous avez une activité sportive, incluez-la dans votre routine quotidienne et dans votre agenda.
Faire des pauses en journée vous aidera aussi à vous vider l’esprit et à renouveler votre niveau de productivité. Profitez-en pour sortir de la maison, allez marcher.

13 — Manger équilibré

Faire du home office pousse souvent les gens à zapper le repas du midi ou à prendre une collation. Parce qu’ils sont seuls, sous prétexte qu’ils sont aspirés dans le travail et concentrés, ils ne mangent pas ou ils mangent mal. C’est une grosse erreur, car manger sain accroît la productivité. Si vous aimez les snacks, accordez-vous en un en fin de semaine comme une petite récompense d’une semaine productive et efficace.

14 — Avoir un système de récompense

Excellent contre la procrastination, s’attribuer une récompense aide à avancer dans vos objectifs. 
Lorsque vous avez terminé une tâche complexe, importante, ou si vous avez terminé dans les temps, voire en avance, récompensez-vous avec ce qu’il vous plait, une douceur ou 5 minutes à ne rien faire par exemple. Cela paraît être un peu trop simple, pourtant ce système fait régulièrement ses preuves, testez-le.

15 — Utiliser les applications de productivité

Elles sont particulièrement utiles pour les personnes qui n’arrivent pas à rester concentrées longtemps ou qui sont facilement distraites par un élément extérieur. 
Si vous voulez suivre le temps que vous passez sur une tâche par exemple tout en minimisant les distractions, vous pouvez essayer : 

16 — Éloignez-vous des réseaux sociaux

Ils sont le pire ennemi de la productivité. Nous sommes tous coupables d’ouvrir l’application de notre réseau favori ou de lire les notifications dès que le téléphone bipe. Commencez par désactiver les notifications, ne pas laisser d’onglets ouverts sur votre ordinateur et lors de sessions de travail intenses où vous avez besoin d’être dans le flow, laissez votre téléphone dans une autre pièce.

17 — Écouter de la musique

Je vous déconseille de travailler dans un univers bruyant avec la télévision en fond et les notifications de mails ou de réseaux sociaux chaque minute. Vous pouvez néanmoins lancer une playlist musicale zen ou de musique classique qui aide à la concentration.

18 — Faire des réunions vidéo

Le télétravail est souvent accusé d’isoler les travailleurs. Un remède pour garder le contact avec vos collègues ou vos clients est de faire des réunions de travail par Skype ou Zoom par exemple. 

19 — Faire ses courses pendant les pauses méridiennes

Faire vos courses à n’importe quelle heure de la journée est une mauvaise idée si vous souhaitez avancer dans votre travail. 
Profitez de votre pause déjeuner pour aller faire vos petites courses, prendre l’air et sortir de chez vous.

20 — Éviter les amis et la famille

Souvent l’entourage privé a du mal à comprendre que travailler de la maison ne signifie pas faire ce qu’on veut quand on veut. Ils ont tendance à venir à l’improviste ou à croire que vous avez le temps puisque vous êtes à la maison. Le seul moyen d’éviter leur envahissement : être ferme et clair sur vos horaires et leur dire spécifiquement que vous ne pouvez pas les accueillir pendant vos horaires de travail.
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Le télétravail est un succès quand il est efficace

Travailler à la maison relève d’une discipline de fer pour être un succès. En appliquant tous ces conseils, vous pourrez alors profiter de tous les avantages du télétravail en toute sérénité. Vous apprécierez alors cet équilibre vie professionnelle — vie personnelle. Vous apprécierez ne plus être pris dans les transports. Les horaires fixes et flexibles vous apporteront une véritable qualité de vie au travail et à la maison. 
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Pierre COCHETEUX
Media PCO

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