Comment mieux gérer son temps ?

TPE / PME : mes conseils pour booster votre productivité et votre efficacité
Notre temps est limité. Notre vie aussi.

La gestion du temps est donc un sujet qui touche le dirigeant d'entreprise, comme chacun d'entre nous.

Sauf que le temps ne se gère pas !!! 
En effet, le temps ne peut être ni stocké, ni partagé, ni optimisé .... Il n'existe aucune banque qui permette de mettre du temps de coté et aucun marché pour échanger du temps avec d'autres.... Nos journées ont toutes 24 heures, pas une de plus, pas une de moins.

Alors la gestion du temps : utopie ou réalité ?
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Pourtant le constat est là, bien présent dans la vie professionnelle de nombreux dirigeants :

"Le manque de temps est mon principal problème et ma préoccupation majeure dans mon métier de dirigeant", "les journées de travail ne sont jamais assez longues pour venir à bout de toutes les difficultés que j'ai à gérer au quotidien dans mon entreprise"

Souvent, lorsque j'échange avec des dirigeants à propos de la gestion du temps, j'entend parler : formation, objectifs, agenda, gestion de projets, gestion des tâches, temps de travail, priorités, etc...

Tout ceci est secondaire en réalité. Voyons pourquoi.

Le mythe du multitâche

L'idée du multitâche vient du monde de l'informatique. Cela se dit d'un système d'exploitation capable de faire fonctionner simultanément plusieurs applications.

Mais en réalité, même pour un ordinateur, le 
multitâche n'existe pas ! L'illusion est créée par la puissance de calcul des processeurs, capables de faire à une vitesse vertigineuse de nombreux calculs successivement.

Nos ordinateurs sont ainsi capables de "Sauter" d'une tâche à une autre successivement et à une vitesse qui nous donne l'illusion de faire simultanément plusieurs choses, alors qu'en réalité, ils font les calculs les uns derrière les autres...

Le cerveau humain peut-il traiter deux tâches en même temps ?

D'après des études réalisées par les neurologues français Étienne Koechlin et Sylvain Charron publiés dans "Science" en avril 2010 : "le cerveau humain n'est pas en mesure de réaliser plusieurs tâches de manière strictement simultanée".

Tout comme les processeurs de nos ordinateurs, notre cerveau nous donnerait l'illusion du multitâche en "sautant" d'une action à une autre comme le soulignent dans leurs travaux d'autres chercheurs. Pour Sylvain Baillet, Claire Sergent et Stanislas Dehaene, chercheurs au laboratoire de Psychologie de l'Université de Paris Descartes, il faut au cerveau humain environ 0, 25 secondes pour passer d'une tâche à une autre, ce qui est nettement moins rapide que pour les processeurs de nos ordinateurs !

De plus, le fait de sauter en continu d'une activité à un autre demande à notre cerveau de faire plus d'efforts, donc de consommer plus d'énergie et de se fatiguer plus rapidement. Selon une étude réalisée par des chercheurs de l'Université du Michigan en 2015, cela augmente aussi considérablement le risque de faire des erreurs. L’efficacité des participants à cette étude, qui se considéraient comme excellent en multitâche, diminuait d’au moins 40 %  par rapport aux autres et leur niveau de stress augmentaient considérablement !

L'exception des tâches automatiques

L'apprentissage permet avec l'expérience de faire passer une compétence dans le domaine de la compétence inconsciente. Ainsi par exemple, nous sommes devenus maitre dans l'art de la marche depuis nos jeunes années, si bien que nous pouvons le faire sans avoir besoin de mobiliser notre attention et notre conscience.

C'est ainsi que nous sommes capable de marcher tout en discutant avec un ami. De faire la vaisselle en papotant avec notre conjoint ou encore de taper sur notre ordinateur tout en réfléchissant à ce que nous allons écrire.

Mais il faut bien admettre que ces automatismes sont limités à des tâche sans grande valeur ajoutée et donc peu utiles en matière de performance économique pour l'entrepreneur que vous êtes.
Il ne faut pas travailler tout le temps. Il faut prendre des temps, prendre son temps. Il faut digérer. 
Oui. C'est dans la digestion des connaissances que réside le talent.
Max Jacob

L'attention et le focus, les premières conditions d'un travail professionnel efficace.

L'attention : c'est à dire notre faculté à nous consacrer à un seule tâche pleinement.
Le focus : Dans certains modèles de la mémoire de travail, le focus de l'attention est la capacité de diriger notre attention vers un sous-ensemble d'informations activées en mémoire de travail, les rendant plus facilement et rapidement accessibles. En fonction des auteurs, le focus de l'attention est limité entre 3 à 7 blocs d'items.

Aujourd'hui notre capacité de concentration est sollicitée en permanence par de multiples voleurs d'attention : email, téléphone, visites impromptue de fournisseurs ou de clients, notifications sur nos ordinateurs, téléphones portables ou tablettes numériques, réseaux sociaux, whatsapp, et je ne parle même pas des nombreuses sollicitations publicitaires ...

Ces voleurs d'attention rendent la journée de travail épuisante et sapent notre vie privée... Il faut donc réapprendre à planifier la semaine, en prévoyant dans l'agenda, des temps spécifique sans distractions, sans stress...

Pour faciliter cela, mon conseil est de débuter la journée de travail par un temps de méditation pleine conscience qui vous aidera à être plus productif.

Comme le souligne Idriss Aberkane, dans son ouvrage : "Libérez votre cerveau" aux éditions Robert Lafont la productivité est le résultat de la quantité de temps multiplié par la quantité d'attention que nous accordons à une tâche spécifique.

La première clé de la productivité est donc liée à cette équation : Temps x Attention !

Plus je consacre d'attention et de temps à une action et plus celle-ci sera efficace. C'est aussi simple que cela. Et cela implique que pour la réalisation des tâches à forte valeur ajoutée pour l'entreprise, il est nécessaire de prendre des dispositions afin de ne pas être dérangé durant leur réalisation.

La connaissance des conditions qui vous conduisent au flow, est ici un atout de taille. Je vous renvoie ici à mon article : "Comment atteindre le flow en 5 conseils simples" et également à cet autre article : "Comment rester focus au travail".

 Le temps ne se gère pas, mais l'on peut organiser la manière dont on l'occupe

Nous l'avons vu, au début de cet article, vous ne pouvez ni acheter du temps, ni le revendre, ni l'échanger, ni le stocker...

Chaque seconde dont vous ne profitez pas est une seconde de perdue DÉFINITIVEMENT... Le temps passe et s'écoule quoique vous faites ou ne faites pas...
Le temps n'est pas de l'argent, comme l'adage populaire le dit, le temps c'est de la vie. Le temps c'est votre vie !!!

Donc, chaque journée qui passe compte 24 heures. Chaque heure compte 60 minutes. Chaque Minute 60 secondes, etc. Vous n'avez et n'aurez jamais contrôle là-dessus....

Mais vous avez le choix de la manière dont vous occupez ce temps... 

Comment allez-vous organiser votre travail ? À quelles taches allez-vous accorder de l'importance ? Comment allez-vous définir vos priorités ? La formation ? La gestion ? La commercialisation ? Autant de questions importantes que je vous recommande de vous poser avant de vous lancer tête baissée dans votre journée de travail.

La question essentielle qui se pose quand on dirige une entreprise en pleine expansion est "Comment puis-je être plus productif, tout en ne consacrant pas plus de temps au travail ?"

Pour cela je vous propose d'utiliser la matrice d'Eisenhower.

La matrice d'Eisenhower

Il existe de nombreuses méthodes de gestion des priorités pour mieux organiser votre journée de travail. 

J'ai choisi celle de Dwight David Eisenhower, outre le fait qu'il soit le 34e président des États-Unis il était un militaire redoutablement productif. La matrice qui porte son nom aurait été conçue d'après l'une de ces citations.

Cette matrice comporte deux axes qui permettent d'organiser en les priorisant les actions à mener dans le cadre professionnel.

L'axe horizontal pose la question de l'urgence des tâches,
L'axe vertical, celle de leurs importances.

Pour bien comprendre et tirer parti de cette méthode de gestion, il convient de bien définir ces deux mots :
  • Urgent : ce sont les tâches qui nécessitent d'agir rapidement, sous peine de mettre l'organisation (l'entreprise) en danger.
  • Important : ce sont les tâches qui ont des grandes conséquences sur l'avenir de l'organisation.
Cette matrice permet de classer les actions à mener dans 4 Quadrants :
  1. Quadrant 1 : les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes
  2. Quadrant 2 : les tâches qui sont importantes, mais pas urgentes
  3. Quadrant 3 : les tâches qui sont urgentes mais pas importantes
  4. Quadrant 4 : les tâches qui ne sont ni importantes, ni urgentes.
Vous avez certainement remarqué les tâches qui sont importantes, c'est-à-dire celles qui ont de lourdes conséquences sur l'avenir de l'organisation, sont prioritaires par rapport à celles qui sont urgentes.

Comment mieux gérer son temps, grâce à la matrice d'Eisenhower ?

Pour mieux gérer votre temps, en utilisant la matrice d'Eisenhower, il convient de commencer par définir votre priorité. C'est-à-dire ce qui pour vous, dans l'organisation de votre entreprise doit passer en premier.

Je dis souvent à mes clients que leur projet professionnel doit être au service de leur plan de vie. Ce qui signifie que votre plan de vie est prioritaire sur votre projet professionnel.

De même, pour le développement de votre entreprise, qu'est-ce qui doit passer en premier ?

Quelques exemples :

Si vous partez de zéro, la priorité est de valider votre business modèle,
Si vous avez validé votre business modèle, la priorité est d'augmenter le nombre de ventes et votre chiffre d'affaires,
Si vous avez atteint le chiffre d'affaires que vous voulez, la priorité sera peut-être de développer une équipe ou de vendre votre entreprise...

Maitrisez les systèmes de gestion du temps

Je pose souvent une question à mes clients : "Quels système de gestion du temps utilisez vous ?"

Bien sûr je ne parle pas de l'outil qu'ils utilisent pour organiser dans un planning les différentes tâches qu'ils ont à réaliser au cours d'une journée, d'une semaine, d'un mois, d'un trimestre, d'un semestre ou d'une année.

La question n'est pas de savoir si vous utilisez un agenda papier, un agenda électronique, ou un gestionnaire de tâches. La question est de comprendre comment ils planifient leur temps en fonction de leurs priorités et de leurs objectifs de developpement.

Lorsqu'on a demandé à Steve Jobs de décrire ce qui distingue les gens qui réussissent, il a répondu un jour:
"La différence entre les gens qui réussissent et les gens qui réussissent vraiment est que les gens qui réussissent vraiment disent non à presque tout."

Le meilleur système de gestion du temps est celui qui vous permet de répondre "Non" à tous ce qui n'est pas essentiel pour le développement de votre entreprise.

Parce qu'il est très facile d'être dans l'agitation, c'est à dire de faire beaucoup de choses sans jamais faire la chose qui compte le plus aujourd'hui. 
La clé d'un système efficace est de faire ce qui fera la plus grande différence MAINTENANT.
Pierre COCHERTEUX

Comment je vous accompagne

J’accompagne les Dirigeants d’entreprises de Grands Groupes, d'ETI, de PME ou de TPE dans le développement de leur stratégie Business de la création à la vente de leur organisation, avec les prestations suivantes : 
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Crédit dessin : Pierre COCHETEUX & Cyril Maitre

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