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Economie Bleue

Maîtriser son Activité | 21 Pistes qui Font la Différence

Pour Maîtriser son activité une priorité de tout entrepreneur ou dirigeant, se sont les mesures anti-gaspillage qui ne concerne pas que l’alimentation ! Faites-vous la chasse aux économies dans votre entreprise ?
Maitriser son Activite
Maitriser son Activite
Votre responsabilité est de trouver des leviers qui vous permettent d’améliorer votre rentabilité en maîtrisant les coûts, donc les dépenses. Même si l’entrepreneur freelance ou la grande entreprise ne gèrent pas leur activité de la même manière, la gestion des coûts repose malgré tout sur des principes communs. Des coûts de fonctionnement généraux aux coûts de production classiques, d’autres pistes s’offrent à vous pour maîtriser votre activité autrement.

Optimiser les frais généraux

  • Réduire l’utilisation du papier. Saviez-vous qu'une personne en entreprise imprime en moyenne 28 pages par jour ? (étude Lexmark) Ne pas imprimer inutilement, c’est une prise de conscience obligatoire. L’impression recto/verso et en noir et blanc est aussi préconisée pour réduire la consommation de papier et d’encre.
  • Surveiller la consommation d’eau. La facture d’eau est rarement évoquée, mais elle mérite d’être maîtrisée. Installez des bonbonnes d’eau et des sanitaires économes.
  • Faire baisser la facture électrique. Vous devez surveiller les lumières inutiles dans les couloirs de jour comme en soirée si personne ne circule, vous pouvez installer des détecteurs de présence. Programmez des heures de coupure et de mise en route. Remplacez vos ampoules par des lumières LED moins énergivores.
  • Étudier les contrats de téléphonie, mais aussi la consommation des salariés. Vous pouvez passer du simple au double d’un fournisseur à un autre. Surtout, pensez à renégocier chaque année.
  • Optimiser les frais de déplacement : train, avion, location de voiture. Vous pouvez désigner une personne en charge des déplacements qui centralise et recherche les meilleurs tarifs.
  • Limiter les dépenses de fournitures de bureau. En négociant avec le fournisseur des tarifs sur des produits très consommés et en diffusant une politique d’achat de fournitures, les dépenses sont maîtrisées.
  • Établir une procédure de dépenses de frais. Avec un budget fixe et des demandes d’autorisation avant achat, les frais sont limités. De nombreuses solutions existent pour garantir un bon suivi par les collaborateurs concernés.
  • Gérer le parc automobile avec une politique véhicule société. Elle fixe la puissance de la voiture, la puissance fiscale, les kilomètres, le maximum de TVS autorisée ainsi que la taxe carbone.
Aujourd'hui, on donne des prix environnementaux aux hommes d'affaires qui annoncent qu'ils vont polluer un peu moins. Mais il ne faut pas polluer un peu moins : il faut arrêter de polluer.
Gunter PAULI

Baisser les coûts de production

  • Avoir des relations fournisseurs tournées vers l’optimisation des achats. Votre priorité est de négocier des remises sur les volumes et de comparer les tarifs.
  • Centraliser auprès d’une seule et même personne les achats permet un meilleur suivi des dépenses. Cela favorise également le pointage des dépenses inutiles ou de diminuer celles qui sont excessives.
  • Optimiser les stocks. Si votre activité vous oblige à avoir des stocks, veillez à définir un niveau de stock optimum et à appliquer une politique FIFO ou LIFO selon ce qu’il vous convient.
  • Adapter votre taux horaire ou votre unité de facturation. Pour les activités intellectuelles ou non quantifiables, le taux horaire est souvent appliqué. Mais est-il le plus judicieux ? Essayez de trouver la bonne unité de facturation et le meilleur tarif en fonction de votre productivité.
  • Oser la qualité pour vos produits. Choisir des matériaux de qualité certainement un plus chers au départ peut en réalité vous garantir plus de profit au final. La qualité réduit les coût de SAV qui plombent les marges des affaires. En outre, elle offre de la crédibilité à votre image.

Maîtriser son activité autrement

  • Externaliser certaines fonctions support. Secrétariat, assistanat, prospection, marketing etc. Loin de tuer certains emplois, cela permet de donner du travail à des freelances très compétents, soucieux de satisfaire leurs clients. De plus, vous baissez votre masse salariale.
  • Utiliser la technologie pour gagner en productivité. Pensez-vous qu’un vieil ordinateur permettra à votre salarié d’optimiser son temps de travail ? Plus vos outils technologiques sont lents ou inadaptés, plus vous perdez de l’argent. Réfléchissez à des amortissements judicieux et pérennes.
  • Demander des reportings. Les tableaux de bord sont des outils de pilotage pour les dirigeants. Suivre les recettes et calculer des prévisions c’est bien, surveiller les dépenses et les irrégularités permet de maîtriser son activité.
  • Libérer le télétravail. L’heure n’est plus au management vertical, mais bien dans la mise en avant des résultats. Économisez sur les postes de dépenses des services généraux mais aussi sur les coûts immobiliers et mobiliers. Vos besoins en postes de travail et en espaces sont diminués et vos collaborateurs plus productifs.
  • Penser amélioration continue. En entraînant votre entreprise dans une dynamique d’adaptation aux changements, vous apportez du sens. L’amélioration continue doit permettre un changement de mentalité et de stratégie dans l’entreprise. Avec une nouvelle philosophie suivie à tous les niveaux de l’organisation, vous pouvez créer une différence dans la maîtrise de votre activité.
  • Engager une équipe efficace. Limiter le turnover qui coûte très cher aux entreprises ainsi que les éventuels conflits sociaux et prud'homaux ne peuvent être que bénéfiques pour votre rentabilité. Mais une équipe efficace est aussi une équipe payée au prix juste et donc, avoir une masse salariales contrôlée. En plus, des collaborateurs impliqués sont des collaborateurs productifs et responsabilisés, sensibles aux dépenses et aux marges.
  • Montrer un leadership responsable. Vous le savez, vous êtes celui qui donne le tempo et l’exemple. Maîtriser son activité, c’est surtout être responsable. Écouter, optimiser, véhiculer, donner un cap et le maintenir, ce sont autant d’attitudes qui conditionnent les dépenses mais aussi les recettes.
  • Se faire accompagner pour maîtriser son activité. Coaching pour développer son entreprise ou cost killer, selon votre situation, vos besoins sont certainement différents. Dans tous les cas, investir pour mieux réduire les coûts est souvent une solution salvatrice.

Conclusion

Vous pouvez maîtriser votre activité facilement avec des outils simples. Les pistes pour améliorer la gestion des coûts dans l’entreprise sont multiples, mais elles ne doivent pas attendre pour être explorées. Je sais que ce n’est pas toujours évident pour le dirigeant qui doit chaque jour composer avec diverses tâches toutes aussi importantes les unes que les autres. Je vous invite à découvrir ensemble comment maîtriser les coûts de votre activité. Réservez votre diagnostic gratuit est 100% personnalisé.

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