KAIZEN :
Amélioration Continue et Qualité
dans mon entreprise, comment faire ?

Votre entreprise progresse plus lentement qu’auparavant ?
Vos concurrents vous rattrapent ?
Vous êtes conscient que vous devez vous améliorer pour rester compétitif.

L’amélioration continue et la qualité, aussi connus sous le nom de Kaizen, sont une des clés pour pérenniser votre business. Vous cherchez une méthode de management qui corresponde à votre activité mais n’êtes pas sûr de savoir vous y prendre. Vous avez compris que vos clients cherchent un service de qualité et sont très exigeants jusque dans les moindres détails. Et, un petit détail peut le faire partir à la concurrence. Que ce soit dans l’industrie ou les services, l’amélioration continue et la qualité sont devenus des enjeux primordiaux à traiter pour gagner et garder un client. Je vais, aujourd’hui, vous guider vers une meilleure compréhension et une méthode pour mettre en place ce processus.

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Amélioration continue ou Kaizen : définition

“Kai” et “Zen”, ces deux idéogrammes qui signifient “Changement” et “Bon”. Le terme de "Kaizen" est utilisé depuis de nombreuses années par les leaders de l’industrie japonaise pour apporter de l’amélioration continue à leur production industrielle. Le Kaizen est plus une idéologie, un mode de pensée qu’une méthode proprement dite.

Aujourd’hui, le principe de l’amélioration continue s’est répandu à tous les secteurs d’activité, y compris les services. On peut donc parler de Kaizen management. Souvent rattaché au lean management, ce dernier ne représente finalement qu’une des caractéristiques du kaizen.

L’amélioration continue repose sur la modification en profondeur de petites pratiques au niveau individuel pour apporter plus de qualité sans faire d’investissements conséquents mais plutôt en se servant des ressources présentes. L’implication de tous les acteurs présents au sein de l’entreprise est un des prérequis de base pour que  cela fonctionne.

Ce type de management part du principe que stagner est mauvais pour le business voire même peut être fatal sur un marché ultra-concurrentiel. Cependant, on ne jette pas tout et on recommence différemment, comme il est courant de voir dans notre société occidentale.

Non, on se sert des ressources et petit à petit, “steps by steps”, on modifie en profondeur l’organisation pour apporter sans cesse plus de qualité.

Le kaizen s’oppose au kaikaku. Le kaikaku est une méthode qui propose de passer par l’investissement lourd pour réussir à changer l’entreprise.

Kai

Comment mettre en place un plan d’amélioration continue et de qualité ?

Zen

Plusieurs méthodes existent et peuvent correspondre à votre profil. Cependant, vous trouverez des similitudes dans chaque. Je vous propose de commencer à réfléchir sur un plan réunissant les 3 étapes suivantes.

1 - Adhésion et compréhension

Je vous le disais plus haut, l’amélioration continue ou le Kaizen est une idéologie, un état d’esprit, un mode de pensée où la participation de tous requise.

Pour chacun, la priorité est la satisfaction du client. Qu’est-ce que chacun à son niveau peut apporter pour augmenter la qualité rendue au client tout en limitant le gaspillage ? Ces petits changements mis bout à bout vont dans le temps faire leur preuve.

Donc, vos collaborateurs doivent être convaincus que la qualité rendue au client et son amélioration sont plus importantes que les objectifs de production. Nous en revenons aux besoins fondamentaux, pour l’entreprise, d’avoir une équipe efficace et de mettre l’humain au centre de sa réflexion interne et externe.

2 - Formation

Afin d’avoir une équipe qui poursuit votre vision, vous devez être transparent sur les enjeux et les objectifs. L’amélioration continue est uniquement possible si les process sont simplifiés et que la réduction des coûts est intégrée la stratégie globale.

Pour que chacun comprenne son rôle, tout le monde doit être formé à ce mode de pensée. Cette culture d’entreprise se construit en profondeur pour devenir un réflexe naturel.

Vous entourer d’un coach spécialisé dans ces approches novatrices est primordial pour identifier les changements à opérer et coordonner les actions à mener. Il permet aussi d’aider les équipes à devenir autonome tout en validant les décisions prises. Votre entreprise a besoin d’une personne pour gérer ces changements, les suivre et les expliquer à chaque niveau de l’entreprise.

3 - Plan - Do - Check - Act

Planifier : selon l’amélioration et le niveau de qualité souhaité, vous élaborez un plan d’action concis pour tous les acteurs. Donc objectifs précis et transparents pour avoir une mission commune à tous.

Passer à l’action : en équipe avec une bonne communication, chacun réalise sa part du plan d’action.

Mesurer les résultats : en permanence, suivre et analyser les indicateurs de performance de vos tableaux de bord. Comparez les évolutions et évaluez les impacts de vos actions.

Améliorer en continu : prenez acte et améliorez les points qui ont besoin de progresser. Corriger ou supprimer, au besoin, les points néfastes à vos résultats.

Ce processus s’applique dans trois types de configuration :

la curation : en cas de problème, vous intervenez immédiatement après sa découverte ;

la correction : une fois la problématique identifiée et traitée, vous apportez les corrections nécessaires afin que cela ne se reproduise plus ;

la prévention : vous anticipez d’éventuels problèmes afin d’apporter une qualité sans faille à vos produits ou services.

L’idéal est, bien sûr, d’être dans la prévention plus que dans la curation. À force de correction, vous tendrez petit à petit vers l’excellence. C’est l'amélioration continue.

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Conclusion

Ne pas rester sur le bord de la route et voir ses concurrents vous dépasser passent souvent par une remise en question profonde de son mode de pensée.

Miser sur l’amélioration continue et la qualité sont une des clés de votre pérennité. Il vous faudra avoir l’adhésion de tous et mettre votre équipe au centre de ce processus. Mes accompagnements sont conçus pour que votre entreprise fasse de la satisfaction client sa priorité grâce à ce mode de gestion. N’attendez pas pour vous améliorer et demandez votre diagnostic gratuit.

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John Doe UI/UX Designer